FONCTIONS

Excel vous aide dans l'établissement de certaines formules, en effet il contient déjà des formules prédéfinies, appelées fonctions. Celles-ci effectuent des calculs en utilisant des valeurs particulières appelées arguments, dans un certain ordre appelé syntaxe.
Le principe de la syntaxe des formules est la suivante :

Les arguments peuvent être des nombres, du texte et des valeurs logiques telles que VRAI ou FAUX, des matrices, des valeurs d'erreur ou des références de cellules. L'argument choisi doit produire une valeur valide. Les arguments peuvent aussi être des constantes, des formules ou d'autres fonctions. Si la fonction débute une formule, tapez un signe égal (=) avant le nom de la fonction.

II. Saisie

Lorsque vous connaissez bien le fonctionnement d'une fonction, vous pouvez la taper directement dans la barre de formule, en vous aidant de la souris pour la sélection des plages de références comme précédemment pour la saisie d'une formule, sinon utilisez les aides à la saisie.

La fonction SOMME se saisit le plus simplement du monde :

• Sélectionnez la cellule

• Cliquez sur le bouton Somme automatique .

• La fonction est insérée avec une plage de cellules, différentes selon l'emplacement et le contenu des cellules attenantes. Si cette plage n'est pas celle escomptée, sélectionnez la bonne plage avec la souris.

• Validez la cellule avec Entrée uniquement.

Cette fonction peut également être saisie différemment :

• Sélectionnez la plage, celle-ci peut s'étendre sur plusieurs lignes et plusieurs colonnes.

• Cliquez sur le bouton Somme automatique .

• Si la plage contient plusieurs lignes, la somme est insérée automatiquement sous la dernière ligne, pour chaque colonne de la plage. Si la plage ne contient qu'une seule ligne, la somme est insérée automatiquement à droite de la dernière colonne de la plage.

Par contre, pour les autres fonctions, lorsqu'elles vous les maîtrisez peu ou pas du tout, procédez ainsi :

• Sélectionnez la cellule

• Cliquez sur le bouton Coller une fonction , de la barre d'outil Standard.

• Dans la boîte de dialogue, vous choisissez la Catégorie de la fonction, puis la fonction elle-même. Une explication succincte, de la fonction sélectionnée, est affichée.

• Vous pouvez obtenir une aide supplémentaire en cliquant sur le .

• Cliquez sur Ok.

• À gauche de la fenêtre, sous la barre de formule, une fenêtre grise apparaît, la palette de formules. Celle-ci va vous aider à saisir tous les paramètres de la fonction.

• Cliquez dans la 1^ère zone de texte.

• Entrez les informations utiles pour l'argument correspondant. Une explication sur cet argument s'affiche en dessous.

• Entrez ainsi tous les arguments dont le nom est écrit en gras. Les autres sont facultatifs.

• Cliquez sur Ok.

Si un argument doit faire référence à une cellule ou une plage de cellule, cliquez sur le bouton . La palette de formules se réduit, utilisez la souris pour sélectionner la plage. Cliquez sur le bouton pour retourner dans la palette de formules.

Vous ne pouvez pas connaître toutes les fonctions, alors n'hésitez pas à recourir au bouton . Pour appeler l'aide, il faut d'abord cliquer sur l'option Aide sur cette fonction, puis de nouveau cliquer sur l'option Aide pour la fonction sélectionnée.

Une aide ressemblant à la figure suivante :

• la partie Syntaxe vous explique comment la fonction doit être remplie.

• Chaque argument est expliqué.

• Un ou plusieurs exemples sont proposés, ceux-ci vous seront souvent très utiles pour la compréhension.

Une fonction peut utiliser une autre fonction comme argument. Elle doit renvoyer le même type de valeur que celui attendu par l'argument. Si une fonction imbriquée ne renvoie pas le bon type d'argument, Microsoft Excel affiche la valeur d'erreur #VALEUR!. Une formule peut contenir jusqu'à sept niveaux d'imbrication.
Exemple : soit les fonctions A, B, C, D, E, F et G, chacune n'ayant qu'un seul argument. Vous pouvez donc les imbriquer ainsi : =A(B(C(D(E(F(G(argument de G))))))).
Pour imbriquer les fonctions vous pouvez utiliser la Palette, prenons comme exemple la formule suivante, "=ABS(SOMME(A1:A5))", dans la cellule A6 :

• sélectionnez A6.

• Cliquez sur le bouton Coller une fonction , de la barre d'outil Standard.

• Dans la boîte de dialogue, vous choisissez la Catégorie Maths & Trigo, puis la fonction ABS.

• Cliquez dans la zone du 1^er argument (Nombre) de la palette de formules.

• Cliquez sur le petit triangle déroulant la liste des fonctions.

• Si la fonction Somme n'est pas dans la liste sélectionnez Autres fonctions.

• La fonction s'insère donc dans la fonction ABS.

• La palette de formules vous aide à remplir cette fonction SOMME.

Si la fonction de niveau supérieur contient plusieurs arguments, vous pouvez la retrouver dans la palette de formules, en cliquant sur son nom dans la barre des formules.
Cette méthode ne vous permet que l'insertion d'une formule dans un des arguments d'une autre formule. Vous aurez parfois besoin d'effectuer l'opération inverse, exemple, dans la cellule A6, vous mettez la formule "=MOYENNE(A1:A5)" , si aucune donnée ne se trouve dans la plage A1:A5, la cellule A6 affiche l'erreur #DIV/0!, pour vous indiquer qu'il est impossible de diviser par 0, vous voulez donc gérer cette erreur avec la fonction SI. 2 possibilités s'offre à vous : a) vous maîtrisez parfaitement la fonction, tapez la directement dans la barre de formules, b)la fonction ne vous est pas familière, suivez la méthode suivante :

1. Sélectionnez la cellule A7 ou toute autre.

2. Insérez-y la fonction ESTERREUR, en vous aidant de la palette de formules, la formule est donc "=ESTERREUR(A6)". Validez-la.

3. Le résultat dans la cellule A7 est VRAI.

4. Sélectionnez A8 ou tout autre.

5. Insérez-y la fonction SI, en vous aidant de la palette de formules, la formule est donc "=SI(A7;;A6)". Validez-la. Cette fonction précise que si la cellule A7 renvoi la valeur VRAI alors elle affiche 0 sinon elle affiche la valeur de A6.

6. Le résultat dans la cellule A8 est 0.

7. Vous pouvez donc fabriquer votre formule avec plusieurs cellules et laisser votre feuille ainsi, mais vous pouvez aussi regrouper toutes les formules de ces cellules dans une seule, dans ce cas continuez comme suit.

8. Sélectionnez la cellule A7.

9. Sélectionnez la formule dans la barre de formule, sans le signe égal.

10. Appuyez sur les touches Ctrl+c.

11. Appuyez sur la touche Echap.

12. Sélectionnez la cellule A8.

13. Sélectionnez "A7" dans la barre de formule.

14. Appuyez sur les touches Ctrl+v.

15. Appuyez sur la touche Entrée.

16. Sélectionnez la cellule A6.

17. Sélectionnez la formule dans la barre de formule, sans le signe égal.

18. Appuyez sur les touches Ctrl+c.

19. Appuyez sur la touche Echap.

20. Sélectionnez la cellule A8.

21. Sélectionnez le premier "A6" dans la barre de formule.

22. Appuyez sur les touches Ctrl+v.

23. Sélectionnez le deuxième "A6" dans la barre de formule.

24. Appuyez sur les touches Ctrl+v.

25. Sélectionnez la formule dans la barre de formule, avec le signe égal.

26. Appuyez sur les touches Ctrl+c.

27. Appuyez sur la touche Entrée.

28. Sélectionnez la cellule A6.

29. Appuyez sur les touches Ctrl+v.

30. Maintenant vous avez la formule suivante dans la cellule A6 :
    "=SI(ESTERREUR(MOYENNE(A1:A5));;MOYENNE(A1:A5))".

Cette méthode vous paraît peut-être fastidieuse, mais elle a l'avantage de vous aider dans la compréhension des fonctions imbriquées. Si vous êtes débutant, créez vos formules dans plusieurs cellules et arrêtez-vous à l'étape 6.

Lors de la conception, si votre formule contient une erreur, Excel vous propose de la corriger, acceptez toujours, il y a de grandes chances qu'il vous corrige correctement. Dans le cas contraire ou si l'erreur ne vous apparaît que plus tard, sélectionnez votre cellule, cliquez sur le signe égal de la barre de formule. La palette de formules s'ouvre et en cliquant sur chaque fonction contenue dans la cellule, cette palette va vous permettre de repérer l'erreur et de la corriger.