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Définition d'une liste de données

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12 mars 2014

Une liste est un ensemble de lignes contenant des données similaires, tel qu'une base de données de factures ou une liste d'adresses avec les numéros de téléphone. La première ligne d'une liste contient des étiquettes différentes dans chaque colonne. Les lignes sont appelées des enregistrements et les titres de colonnes, des champs. Une liste peut être utilisée comme une base de données.
Pour profiter de toutes les fonctions de gestion et d'analyse des données d'une liste que propose Excel, tapez les données en respectant les règles suivantes :

Taille et emplacement de la liste.

  • N'ayez qu'une seule liste dans une feuille de calcul. Certaines fonctions de gestion de liste, comme le filtrage, ne peuvent être utilisées que sur une liste à la fois.

  • Laissez au moins une colonne et une ligne vides entre la liste et les autres données sur la feuille de calcul. Excel peut alors facilement la détecter et la sélectionner.

  • Supprimez les lignes et les colonnes vides dans la liste.

  • Évitez de placer des données importantes à gauche ou à droite de la liste. Ces données risquent d'être masquées lorsque vous filtrez la liste.

Les totaux des colonnes

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12 mars 2014

Pour ajouter 1 ou des totaux à votre liste, il vous suffit de sélectionner cette commande soit :

  • en effectuant un clic-droit sur la liste et choisir Liste/Ligne total
  • en cliquant surle menu Données/Liste/Ligne total

Vous pouvez choisir la synthèse que vous désirez pour chaque colonne (1 seule synthèse par colonne). Attention ! Nombre compte le nombre de cellule non vide pour la colonne et Nb compte le nombre de cellules contenant un nombre pour la colonne.

Depuis 2007

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12 mars 2014

Ajouter le bouton Formulaire à la barre d'outils Accès rapide

  1. Cliquez sur la flèche en regard de la barre d'outils Accès rapide, puis cliquez sur Autres commandes.
  2. Dans la zone Choisir les commandes dans les catégories suivantes, cliquez sur Toutes les commandes.
  3. Dans la zone de liste, sélectionnez le bouton Formulaire  Bouton du contrôle de formulaire, puis cliquez sur Ajouter.

Grille pour liste de données

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12 mars 2014

Pour vous faciliter dans l'insertion des données, Excel vous propose un formulaire préétabli.

  • Créez votre ligne de titre en tapant les noms des différents champs.
  • Insérez des données et éventuellement des formules dans la 1ère ligne de données (juste sous la ligne de titre).
  • Mettez en forme votre ligne de donnée.
  • Mettez en forme votre ligne de titre.
  • Données / Grille. ou Données / Formulaire
  • La grille s'affiche, les champs contenant une formule sont affichés, mais vous ne pouvez les modifier.

Au fur et à mesure de l'utilisation de cette grille, Excel ajoute des lignes formatées comme la 1ère ligne de données et insère les formules de cette ligne dans chaque nouvelle ligne.

Les boutons :

  • Nouvelle : vous permet de créer une nouvelle ligne, tapez les données correspondant à un nouvel enregistrement, cliquez sur ce bouton pour ajouter l'enregistrement à la fin de la liste, cliquez sur Fermer pour ajouter le nouvel enregistrement et fermer la grille de données.
  • Supprimer : Supprime de façon permanente l'enregistrement affiché dans la grille de données et dans la liste.
  • Rétablir : Cliquez dessus avant de cliquer sur Nouvelle ou de passer à un autre enregistrement pour annuler les modifications apportées à la grille de données. Cela ne restaurera pas un enregistrement supprimé.
  • Précédente : Affiche l'enregistrement précédent d'une liste. Si vous indiquez un critère à l'aide du bouton Critères, Précédente affiche l'enregistrement précédent répondant au critère.
  • Suivante : Affiche l'enregistrement suivant d'une liste. Si vous indiquez un critère à l'aide du bouton Critères, Suivante affiche l'enregistrement suivant répondant au critère.
  • Critères : Recherche les enregistrements en fonction du critère que vous indiquez.
  • Fermer : Ferme la grille de données.

Cette grille a des limites :

  • Si votre liste de données contient trop de colonnes Excel vous indiquera l?impossibilité d?afficher la grille.
  • Les validations de données que vous avez établies et les aides à la saisie qu'Excel vous propose ne sont pas disponibles, et à la longue cette grille peut s'avérer pénible.

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