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Définition d'une liste de données

12 mars 2014
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Une liste est un ensemble de lignes contenant des données similaires, tel qu'une base de données de factures ou une liste d'adresses avec les numéros de téléphone. La première ligne d'une liste contient des étiquettes différentes dans chaque colonne. Les lignes sont appelées des enregistrements et les titres de colonnes, des champs. Une liste peut être utilisée comme une base de données.
Pour profiter de toutes les fonctions de gestion et d'analyse des données d'une liste que propose Excel, tapez les données en respectant les règles suivantes :

Taille et emplacement de la liste.

  • N'ayez qu'une seule liste dans une feuille de calcul. Certaines fonctions de gestion de liste, comme le filtrage, ne peuvent être utilisées que sur une liste à la fois.

  • Laissez au moins une colonne et une ligne vides entre la liste et les autres données sur la feuille de calcul. Excel peut alors facilement la détecter et la sélectionner.

  • Supprimez les lignes et les colonnes vides dans la liste.

  • Évitez de placer des données importantes à gauche ou à droite de la liste. Ces données risquent d'être masquées lorsque vous filtrez la liste.

Champs, titres des colonnes.

  • Créez des titres pour chaque colonne sur la première ligne de la liste, celle-ci n'est pas nécessairement la 1ère ligne de la feuille. L'intitulé de chaque étiquette doit être différent.
  • Pour les titres de colonnes, utilisez un format différent de celui des données de la liste, afin de bien les distinguer.
  • Pour séparer la ligne de titre, utilisez les bordures, appliquez une hauteur de ligne plus importante, et non pas des lignes vides.

Contenu des lignes et des colonnes

  • Créez la liste de façon à ce que, dans une même colonne les éléments de chaque ligne soient de même type ou contiennent la même formule.
  • N'insérez pas d'espaces superflus au début d'une cellule, leur présence affecte le tri et la recherche des données.
  • Supprimez toutes les lignes vides et toutes les colonnes vides.
Remarque :

Lorsque vous travaillez sur une liste, si vous déplacez la feuille vers le bas, vous ne voyez plus lest titres, ce qui est franchement inefficaces. Pour remédier à ce problème, il vous faut rendre une partie de la feuille fixe, la partie mobile donnant l'impression de glisser sous la partie fixe lorsqu'on déplace les curseurs de défilement :

  • Sélectionnez la cellule supérieure gauche de la partie mobile.

  • Fenêtre/Figer les volets.

Pour ôter cet affichage, Fenêtre/Libérer les volets.