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Sous-totaux

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12 mars 2014

Lorsque des données se trouvent sous forme de liste, Microsoft Excel peut calculer et insérer des sous-totaux dans une feuille de calcul. En insérant des sous-totaux, Excel crée un plan dans la feuille de calcul, pour que vous puissiez afficher ou masquer les détails selon vos besoins.

  • Sélectionnez une cellule de la liste de données.
  • Données/ Sous-totaux. La boîte de dialogue de la figure apparaît. Depuis la version 2007, cette commande se trouve sur l'onglet Données, dans le groupe Plan et se nomme Sous-total.
  • Dans la liste À chaque changement de, sélectionnez le champ de référence pour le sous-total. "FAMILLE" par exemple.
  • Dans la liste Utiliser la fonction, choisissez le type de sous total. Généralement vous utiliserez Somme, mais Nbval et Moyenne sont parfois utiles. Nbval compte le nombre de valeur.
  • Cochez tous les champs dont vous désirez un sous-total. Excel vous propose toujours, par défaut, le dernier champ.
  • La coche Remplacer les sous-totaux existants permet de supprimer au préalable les sous-totaux existant déjà dans votre liste.
  • Saut de page entre les groupes insère un saut de page après chaque changement du champ sélectionné dans la liste À chaque changement.
  • Synthèse sous les données insère les lignes de sous-total et de total sous les données détaillées.
  • Le bouton Supprimer tout permet de supprimer tout les sous-totaux existants dans la feuille sans en créer d'autres.

Votre feuille présente maintenant un plan, comme dans la figure.
Pour afficher ou masquer les différents niveaux de plan, cliquez sur nouveaux boutons 1, 2, 3, etc.? Selon le nombre de sous-totaux, les boutons seront plus ou moins nombreux. Excel vous propose une certaine mise en page pour ces sous-totaux, mais vous n'êtes pas obligés de la conserver, vous pouvez modifier le format et/ou remplacer les mots tels que Somme, NB, Moyenne, etc.

Vous pouvez ajouter des sous-totaux à des sous-totaux existants. Dans l'exemple que nous suivons, il est intéressant d'effectuer des sous-totaux 'Somme' aux champs FAB CRUE, EMPILAGE, 1er CHOIX, pour chaque changement de Famille, puis pour chaque changement de Produit, la méthode est donc la suivante :

  • Triez la liste selon la famille en 1er tri et le produit en 2e tri, Données/Tri.
  • Établissez les sous-totaux à chaque changement de FAMILLE.
  • Établissez les sous-totaux à chaque changement de NOM PRODUIT. N'oubliez pas de décocher Remplacer les sous-totaux existants.