-- Lettre de CATHY ASTUCE --

Lettre Septembre 2005

N'oubliez pas

Besoin d'une assistance, d'une application
MS Office
Consultez GEMCCAP

Le lien du mois

Quelques explications très pratiques sur les règles de Typographie

J'ai le plaisir de vous annoncer le lancement d'un nouveau site SoS-Burotic
Ce dernier regroupe plusieurs indépendants autour de la bureautique. Il vous offre des services dans le secrétariat, la comptabilité, la traduction, la conception d'applications et la formation. Notre slogan : la bureautique au bout du clic.
N'hésitez pas à le visiter et à le recommander autour de vous.
Par ailleurs, si vous êtes comme nous en petite structure (travailleur indépendant, commerçant,...) et que vous proposez des services qui pourraient être complémentaires des notres, écrivez-moi sur cathy@sos-burotic.fr. Nous étudierons votre proposition.

Par ailleurs, à partir de Novembre j'aurais le plaisir de me rendre 12 jours par mois sur Mazamet dans le Tarn, j'y reprendrais donc mes activités de formations, assistances et conceptions d'applications et de sites Web. Si vous êtes interessés, n'hésitez pas à me contacter.

Access

Renvoyer 1 enregistrement tout les n enregistrements

Etablissez votre requête normalement, si vous avez utilisé le mode assistant, passez en mode création.
À la fin de tous vos champs, ajoutez celui-ci :

No: (CNum(CpteDom("[Identifiant]";"Table";"[Identifiant]<" & [Identifiant]))+1) Mod n

Table est le nom de la table dont vous voulez extraire des enregistrements
Identifiant est le champ clef de cette table. Attention il doit être numérique (le mieux est un NumeroAuto)
n est à remplacer par le chiffre que vous voulez : par exemple 5 pour renvoyer tous les 5 enregistrements

Excel

DateDiff

Cette fonction ne se trouve pas dans la liste des fonctions d'Excel, elle existe néanmoins, mais vous n'aurez aucune aide pour l'utiliser. Elle calcule tout simplement la différence entre 2 dates, celle-ci peut être renvoyé en année, en mois et en jours. Utilisez la ainsi :

DATEDIF (date_la_plus_ancienne; date_la_plus_récente; Type_Intervalle)

Où Type_Intervalle peut être :

"y"	différence en années
"m" :	différence en mois
"d" :	différence en jours
"ym" :	différence en mois, une fois les années soustraites
"yd" :	différence en jours, une fois les années soustraites
"md" :	différence en jours, une fois les années et les mois soustraits

Voici un exemple de l'utilisation de la fonction DATEDIF :
Soit la valeur 30/05/1958 en A1, la valeur 13/09/2005 en A2.
En A3, la formule suivante :
=DATEDIF(A1;A2;"y")&" ans "&DATEDIF(A1;A2;"ym")&" mois "&DATEDIF(A1;A2;"md")&" jours"
renvoie alors la valeur "47 ans 3 mois 14 jours".

Format conditionnel : ligne colorée alternée

Sélectionnez votre plage
Format/Mise en forme conditionnel
dans la 1ère partie de votre condition, choisissez La formule est
dans la 2ème partie de votre condition, tapez la formule suivante :
=MOD(LIGNE($A1);2)=0
Remplacez A1 par l'adresse de la cellule active, c'est la seule cellule qui se trouve sur fond blanc dans votre sélection. Par exemple, votre sélection est la plage C10:V50 et la cellule active est V50, remplacez alors A1 par V50.
cliquez sur le bouton Format, puis dans l'onglet Motif choisissez une couleur de fond

Copier-coller les valeurs

Il peut-être parfois utile de récupérer les résultats d'un calcul dans un classeur sans faire de liaisons ou de remplacer la formule d'une cellule par son résultat, pour cela vous devez utiliser le copier-coller les valeurs :

Copiez votre cellule (ou une plage)
sélectionnez une cellule de destination (ce peut-être la même plage que celle copiée)
clic-droit sur cette sélection et choisissez Collage spécial
sélectionnez Valeurs dans la partie Coller
Ok

Masquer les zéros

Une règle toute simple :

Clic-droit sur votre cellule, sélectionnez Format de cellule
sur l'onglet Nombre, choisissez votre format. Par exemple : Nombre - 1 décimale - utilisez le séparateur de millier - nombre négatifs : le 1er de la liste.
sélectionnez maintenant Personnalisée dans la liste Catégorie
Dans la zone de texte Type (zone blanche sous le mot Type) compter le nombre de points-virgule

Respectez maintenant les règles suivantes

Nb de points-virgule	Vous n'avez pas besoin d'afficher des valeurs négatives	Vous avez besoin d'afficher des valeurs négatives
0	ajouter ;; à la fin de cette zone de texte	* copier le code existant (Ctrl+c) * placez vous à la fin de ce code * tapez ;- * collez (Ctrl+v) * ajoutez ;
1	ajouter ; à la fin de cette zone de texte	ajouter ; à la fin de cette zone de texte
2	supprimer ce qui existe après le 2ème point-virgule	supprimer ce qui existe après le 2ème point-virgule
3	supprimer ce qui existe entre le 2ème et le 3ème point-virgule	supprimer ce qui existe entre le 2ème et le 3ème point-virgule

VBA

Un bouton pour créer un PDF

Il faut bien évidemment avoir installé au préalable un logiciel qui crée des PDF. Ce dernier vous a certainement installée une imprimante qui, au lieu d'imprimer, enregistre votre fichier au format PDF. Le but de cette macro est donc d'imprimer rapidement votre fichier sur cette imprimante pdf, sans avoir à la sélectionner au préalable.

Excel :

Sub ImprPDF()
    Dim strPrint As String

    'on récupère le nom de l'imprimante active
    strPrint = Application.ActivePrinter
    'on la remplace par l'imprimante pdf
    ' à vous d'indiquez ici le nom de la votre
    Application.ActivePrinter = "ScanSoft PDF Create! sur LPT1:"
    'lancement de l'impression
    ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut
    'on remet l'ancienne imprimante active
    Application.ActivePrinter = strPrint
End Sub

Word :

Sub ImprPDF()
    Dim strPrint As String

    strPrint = ActivePrinter
    ActivePrinter = "ScanSoft PDF Create!"
    Application.PrintOut Copies:=1
    ActivePrinter = strPrint
End Sub

Message dans la barre d'état

Sub UtilisationMessageBarre()
    'envoi du message
    MessageEtat "Veuillez patientez..."
    'votre programme

    'envoi message fin
    MessageEtat "Traitement terminé..."
    'ou effacement du message
    'EffaceMessEtat
End Sub

Sub MessageEtat(strMess As String)
    Application.DisplayStatusBar = True
    Application.StatusBar = strMess
End Sub

Sub EffaceMessEtat()
    Application.StatusBar = False
End Sub

Fonction personnalisée : TTC

Public Function TTC(dMontant As Double, dTaux As Double)
TTC = dMontant * (1 + dTaux)
End Function

Pour l'utiliser, consulter la page http://www.cathyastuce.com/vba/executer.php#exe_fonc

Windows XP

Un raccourci pour bloquer l'accès à votre PC

Vous absentez mais ne voulez pas éteindre votre PC, protégez-le des intrus.
Sur le bureau :

clic-droit, Nouveau/raccourci
tapez la commande suivante :
%windir%\system32\rundll32.exe user32.dll,LockWorkStation
Suivant
Donnez le nom suivant : Bloquer (ou un autre de votre choix)
Terminer

Vous pouvez changer l'icône de ce raccourci : http://www.cathyastuce.com/win/raccourcis.php#Creer

Vous pouvez également glisser ce raccourci dans la zone de lancement rapide (situé juste à droite du bouton démarrer) ou dans la liste des programmes favoris (au dessus de démarrer)

Word

Ajustez la mise en page

Votre document fait un certaine nombre de pages, mais la dernière ne prend que quelques lignes et vous regrettez la perte de place, essayez l'ajustage de la mise en page :

Faites un aperçu avant impression
cliquez sur le bouton Ajuster de la barre d'outils
votre document a alors 1 page de moins

Cette commande a en fait diminuer toutes les tailles de police de votre document afin qu'il fasse 1 page de moins.

Titre répété sur un tableau qui s'étend sur au moins 2 pages

Sélectionnez la 1ère (ou les 1ères) ligne de votre tableau, celle qui représente le titre de votre tableau
Tableau/Titres (ce menu se retrouve coché)

Ainsi cette ligne (ou ces lignes) se retrouvent répétée en haut de chaque page si le tableau est réparti sur plusieurs pages.

Access