PUBLIPOSTAGE

Avec la commande publipostage , vous pouvez créer des lettres types, des courriers pub, des enveloppes, des étiquettes, etc.

Son principe repose sur un document qui est lié à une base de données par l'intermédiaire de champs. La base de données peut être un autre document Word, un classeur Excel, une base de données Access.

1. Créez la partie fixe de votre document.
2. Outils/Publipostage.
3. Exécutez l'étape 1 en cliquant sur le bouton Créer et suivez les instructions.
4. Exécutez l'étape 2 en cliquant sur le bouton Obtenir les données. Créer la source de données va vous la créer dans Word. Ouvrir la source de données vous permet de choisir une base de données Excel ou Access.
5. Modifiez votre base de données en cliquant sur Modifiez. Si vous utilisez une base de données Word, vous vous retrouverez avec une boîte semblable à la figure de droite.
   Vous renseignez chaque champ, puis cliquez sur Ajouter. Pour vous déplacer d'un enregistrement à l'autre, utilisez les flèches , le chiffre indique le n° de l'enregistrement affiché. lorsque vous avez fini, cliquez sur Ok.
6. Cliquez sur Annuler.

Vous vous retrouvez dans le document avec la barre d'outils publipostage.

Il vous faut maintenant insérer des champs qui vont se référer à la base de données. Si vous avez choisi de créer des enveloppes ou des étiquettes, au cours de l'étape 3, Word vous a aidé à insérer ces champs. Dans les autres cas ou si vous voulez modifier votre document, utilisez le bouton Insérer un champ de fusion :

1. Mettez votre point d'insertion à l'endroit de destination du champ dans votre document.
2. Sélectionnez le champ dans Insérer un champ de fusion.
3. Déplacez votre point d'insertion et recommencez à l'étape précédente tant que vous avez des champs à ajouter.

 Les champs sont visibles dans votre document sous ce format <<Nom>>.

Le bouton Mode publipostage affiche le document principal fusionné avec les informations contenues dans la base de données sélectionnés.

Si vous souhaitez visualiser un enregistrement précis, tapez son numéro dans la zone Atteindre l'enregistrement , ou accédez à l'enregistrement en cliquant sur l'un des boutons suivants : Premier , Précédent , Suivant ou Dernier .

Les boutons Fusionner permettent d'effectuer ou vérifier la liaison. Utilisez le bouton Fusionner vers l'imprimante pour imprimer votre publipostage et le bouton Fusionner vers un nouveau document pour créer un nouveau document qui contiendra tous les enregistrements l'un derrière l'autre. Cette dernière solution est plus pratique car vous pouvez retoucher une partie du document dans un enregistrement, indépendamment des autres.

Le bouton Modifier la source de données , vous permet comme son nom l'indique de modifier la base de données, si celle-ci est faite dans Word voyez l'étape 5.